همه

نمودار گردش کار چیست ؟آشنایی با دلیل اهمیت Workflow Diagram

قبل از این که جی‌پی‌اس اختراع شود و هرکس برای خود یکی از آن را در جیب داشته باشد، مردم معمولاً قبل از سفر یک نقشه می‌خریدند. به عنوان مثال، اگر یک خروجی را رد می‌کردید، می‌توانستید کنار بزنید، نقشه را نگاه کنید و مسیر جدیدی را ترسیم کنید تا دریابید چگونه به مقصد برسید. نمودار گردش کار یا Workflow Diagram به این شکل است.

پیش از اینکه با مفهوم نمودار گردش کار چیست آشنا شوید، باید به طور کامل با تعریف این عبارت و کاربردهای آن آشنا شوید. به همین منظور، ما در مقاله‌ای دیگر با عنوان workflow چیست به طور مفصل صحبت کرده‌ایم؛ پیشنهاد می‌کنیم فرصت مطالعه‌ی این مقاله را از دست ندهید. ترسیم جریان کار اولین قدم برای بهینه سازی آن است. شما ممکن است آن را به خوبی مانند کف دستتان بلد باشید، اما نگاشتن آن برای همه افراد درگیر چیزهای زیادی برای فهمیدن به همراه دارد.

در همین ابتدا ذکر کنیم که موفقیت در یک تجارت،‌ تنها یک مسیر ثابت و مشخص ندارد و علاوه بر استفاده از یک سیستم مدیریتی مناسب، شما باید یک سایت مجهز نیز داشته باشید. مخصوصا در شرایط کنونی که بخش عظیمی از جامعه، کارهای خود را به صورت آنلاین و مجازی انجام می‌دهند. اگر در زمان راه‌اندازی سایت خود نتوانستید بهترین میزبان متناسب با نیاهای خود را انتخاب نمایید، پشنهاد می‌کنیم به وب سایت ما سر زده و برای خرید سرور ابری اقدام نمایید.

نمودار گردش کار چیست ؟

نمودار گردش کار یک flowchart یا فلوچارت جریان کار است که همه‌ی قدم‌های موجود در  جریان کاری شما، از جمله وابستگی‌ها و افراد و طرف‌های مسئول را نشان می‌دهد. این می‌تواند یک طرح روی دستمال یا یک تصویر پیشرفته که با نرم افزار گردش کار اختصاصی ایجاد شده است باشد. طرحی که خود آن را می‌کشید مانند استفاده از نقشه و نرم افزار گردش کار مانند همان GPS است.

نمودار گردش کار ، همچنین باید ابزارهایی را که برای انجام کار‌هایتان به آن‌ها نیاز دارید را نشان دهد. به این ترتیب، اگر یک کار متوقف شده وجود دارد، باید بتوانید تشخیص دهید که در کجا به مشکل خورده است و برای انجام مراحل بعدی باید چه ابزاری را بررسی کنید. از آن‌جا، می‌توانید از طریق مسدود کننده عیب‌یابی کرده و یا با شخص مسئول ارتباط بگیرید. در اینجا مثالی از آنچه می‌تواند برای یک ورک‌فلوی ساده از  پروژه ای چند منظوره نشان داده شود، آورده شده است:

هر مرحله از گردش کار یک نود یا گره است که با یک خط جهت متصل شده است تا نحوه حرکت کار از یک مرحله به مرحله بعد را نشان دهد. اکثرا نمودار گردش کار دارای مسیرهای انشعابی هستند که معمولاً نشان دهنده اتفاقاتی‌اند که هنگام برخورد با چالش‌ها و متوقف‌کننده ها در کار‌ رخ می دهند.

Workflow Diagram چیست

چرا به نمودار گردش کار نیاز داریم؟

به دلایل زیر می‌توانیم بگوییم که برای بهبود و شفاف‌سازی روند کار‌ها به Workflow Diagram یا نمودار Workflow داریم.

بهینه سازی

هنگامی که زمان خود را روی ترسیم نمودار گردش کار خود اختصاص می‌دهید، ممکن است به قدم‌ها و مراحل غیر‌ضروری یا جاهایی برخورد کنید که تیم شما اغلب با چالش‌های متوقف‌کننده مواجه می‌شود. این تمرین به تنهایی می تواند به شما کمک کند Workflow Diagram خود را کارآمدتر کنید. حتی می توانید با افراد جلسه brainstorming یا طوفان فکری برگزار کنید تا درباره چالش‌های متوقف‌کننده رایج بحث کرده و راه‌حل‌هایی برای آن‌ها بیابید.

اما همه چیز تنها به ترسیم نمودار گردش کار ختم نمی‌شود. تصور کنید که تیم شما ناگهان نیاز به تغییر ابزار مدیریت کار پیدا می‌کند یا مجموعه‌ای از استخدام نیرو‌های جدید باعث تغییر نحوه کار تیم شما می‌شود. اگر Workflow خود را ترسیم کرده‌اید، چیزی دارید که هنگام کار مجدد روی نمودار ، آن را به عنوان پایه استفاده کنید. به جای اینکه هنگام وقوع تغییرات احساس خطر کنید و یا در شرایط بحرانی قرار بگیرید، برای هر چیزی که آینده ممکن است به همراه داشته باشد، آمادگی بیشتری خواهید داشت.

بهینه سازی در نمودار گردش کار

اهمیت دیدگاه در نمودار گردش کار

Workflow در یک تیم باقی نمی‌ماند. مطمئناً نمودار یک مرجع عالی برای تیم است، اما می‌تواند ابزاری برای استفاده در هنگام وقوع مشکل در ارتباطات و یا چالش‌های متوقف‌کننده در کار‌ها باشد.

اگر اغلب با تیم‌های دیگر کار می‌کنید، می‌دانید که همکاری می‌تواند به سرعت مشکل ساز شود. ممکن است احساس شود که آنها نحوه کار شما را نمی‌فهمند یا همیشه سوالات یکسانی را می‌پرسند. به عنوان مثال، یک تیم توسعه‌ای که به درخواست‌های بازاریابی رسیدگی می‌کند، ممکن است اغلب با پرسش‌هایی در مورد پیشرفت و بروزرسانی وضعیت دچار تردید شود.

اگر توسعه دهندگان غرق در انبوه این درخواست‌ها می‌شوند، معمولاً به یکی از دو دلیل است: ارتباطات نادرست یا عدم دید کافی. یکی از راه‌های حل این مشکلات، ایجاد نمودار Workflow برای تیم هایی است که با آنها همکاری می کنید.

به این ترتیب، آن‌ها یک روش بصری برای دانستن تمام کارهایی که در پشت درخواست‌های آن‌ها قرار دارد، دارند. همچنین می‌توانید مراحل موجود در نمودار را با وضعیت موجود در ابزار مدیریت کار انتخابی خود مطابقت دهید، اینگونه وقتی شخصی به ابزار شما نگاه می کند، ایده‌ای از این که روند کار شما در کجا قرار دارد، در اختیار خواهد داشت. برآورد زمان را به هر مرحله اضافه کنید و اینگونه در صرف زمان برای تعداد زیادی از بررسی‌های پیشرفت صرفه‌جویی کنید.

با ایجاد نمودار گردش کار که نحوه جریان کار بین تیم‌ها را نشان می‌دهد، شما بهتر می‌توانید به وابستگی‌ها واکنش نشان دهید و همه می‌توانند با دیدن چشم‌اندازی کلی و بزرگ‌تر متوجه شوند که بیشتر در کجا و کدام قسمت کار مناسب هستند.

اهمیت دیدگاه

معارفه و معاشرت سازمانی

افراد تازه استخدام شده باید در مدت زمان کوتاهی درمورد سازمان، روند و نحوه کار یاد بگیرند. آن‌ها باید نام همه را به خاطر بسپارند، فرهنگ شرکت را درک کنند و نحوه کار تیم را بیاموزند. دو تیم با شرح شغل یکسان می‌توانند شیوه کار بسیار متفاوتی از هم داشته باشند. اگر مشغول استخدام در سطح ابتدایی هستید، باید آنها را در مورد نقششان آموزش داده و به آنها کمک کنید تا در هرچه زود‌تر مستقل شوند.

ایجاد Workflow Diagram نه تنها چیزی را به تیم شما می دهد که می توانند به آن رجوع کنند، بلکه منبعی را ایجاد می‌کند که استخدام‌شدگان جدید می توانند بر آن تکیه کنند. برای استخدام در سطح ابتدایی، یک نمودار گردش کار که خوب طراحی شده، می‌تواند یک منبع مادام العمر باشد. برای کسی که سطح او پیشرفته‌تر است، به او ابزاری می‌دهید که بتواند از آن استفاده کند تا سریع‌تر با سازمان، روند و نحوه کار آشنا شده و به عضوی فعال در تیم تبدیل شود.

اگر هر بار به Workflow Diagram جوری نگاه کنید که انگار اولین بارتان است که آن را می‌بینید و سعی کنید مفاهیم جدیدی کشف کنید، می‌توانید جاهایی از آن را که نیاز به بهبود یافتن دارند، پیدا کرده و روی آن‌ها کار کنید.

چگونه یک نمودار گردش کار ایجاد کنیم؟

در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ایجاد نمودار گردش کار آورده شده است:

  • با سوالات شروع کنید:

جریان کاری شما در راستای چه هدفی قرار دارد؟ چه کسی در آن درگیر است؟ این گردش کار به چه ابزارها و منابع دیگری نیاز دارد؟


  • مراحل را طی کنید:

 یک کار خیالی را بر عهده بگیرید و آن را در گردش کار خود اجرا کنید. با یک موقعیت ایده آل شروع کنید؛ اگر همه چیز بدون هیچ مانعی از بین برود گردش کار شما چگونه به نظر خواهد رسید؟

چگونه یک نمودار گردش کار ایجاد کنیم

  • به موانع و چالش‌ها فکر کنید:

حالا اگر همه چیز مطابق برنامه پیش نرود چه؟ وقتی یک بلیط پشتیبانی مشتری بدون انجام نشدن کامل پشتیبانی و برطرف شدن مشکل به بخش دیگری ارجاع یابد، چه اتفاقی می افتد؟ یا هنگامی که یک اشکال یا باگ از رفع شدن خودداری می کند؟ صرف نظر از نوع Workflow، راه‌هایی وجود دارند که می توانند اشتباه باشد. این مسائل را بیابید و سعی کنید آنچه را که قرار است در آینده اتفاق بیفتد را ترسیم کرده و چشم‌اندازی از آن داشته باشید.

  • نام‌های ذی‌نفعان را اضافه کنید:

مهندس مسئول گردش کار ارتقاء یا escalation workflow شما کیست؟ در مورد ویرایشگری که ویرایش های وبلاگ را انجام می دهد چطور؟ وجود این اسامی می‌تواند نمودار گردش کار شما را برای سایر تیم‌ها و استخدام‌شدگان جدید کاربردی‌تر کند.

  • جریان کار را ترسیم کنید:

 حالا که در این مورد فکر کردید، وقت آن است که نمودار گردش کار خود را ترسیم کنید. می‌توانید این کار را به صورت دستی انجام دهید یا از نرم افزار Workflow Diagram برای ایجاد آن استفاده کنید. معمولاً  هر مرحله به عنوان یک گره یا نود در نظر گرفته می‌شود، با یک خط که هر یک را به هم پیوند می‌دهد. اطمینان حاصل کنید که برای مسیرهای انشعابی نیز جا باز کرده‌اید.

ترسیم جریان کار

  • نمودار خود را مرور کنید:

 آن تسک یا وظیفه نمونه‌ای را که قبلاً تصور کرده‌اید را در نمودار خود اجرا کنید. آیا مراحل و قدم‌هایی را جا انداخته‌اید؟ اگر چنین است، آنها را اضافه کنید. شاید چند مرحله اضافی را نیز افزوده باشید. از حذف شدن آنها نیز اطمینان حاصل کنید. همین! با طی کردن درست این فرایند شما همین الان نمودار گردش کار یا نمودار workflow خود را اجرا کرده‌اید.

امیدواریم که این مقاله، پاسخگوی نیازهای شما باشد. اما اگر در این خصوص به مشکلی برخوردید، تیم پشتیبانی ابر آراز در خدمت شما عزیزان خواهد بود تا به سوالات احتمالی شما پاسخ بدهد. علاه بر آن ما در پیج اینستاگرامی خود، پیرامون جدیدترین و تازه‌ترین اخبار حوزه‌ی تکنولوژی و فناوری صحبت خواهیم کرد. ما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنید.

چرا ابرآراز انتخاب مناسبب برای شما خواهد بود؟

سرور ابری ابر آراز پرسرعت‌ترین سرور ابری با آپتایم 99 به شمار می‌رود که با مبلغی مناسب سریع‌ترین و پرقدرت‌ترین سخت‌افزارهای موجود را به شما ارائه می‌دهد. علاوه‌برآن، امکان مدیریت مستقیم منابع را برای شما فراهم می‌کند تا تنها به اندازه مصرفتان و به صورت Pay As You Go هزینه پرداخت کنید. با راه‌اندازی سرور مجازی ابری ابر آراز قادر خواهید بود تا در روزهایی که ترافیک سایت شما افزایش می‌یابد، تنها با یک کلیک از بهترین منابع نرم‌افزاری و سخت‌افزاری موردنیاز استفاده کنید و در زمان‌هایی که با کاهش ترافیک روبرو هستید، با کاهش منابع هزینه‌های اضافی خود را کاهش دهید؛ همچنین این نکته قابل ذکر است که سرور کلودی که ما در ابرآراز به شما ارائه می‌دهیم، شامل خدمات مانیتورینگ و اطلاع‌رسانی لحظه‌ای نیز خواهد بود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا