حسابداری ابری چیست؟ بررسی کامل مزایا، معایب و تفاوت Cloud accounting با حسابداری سنتی
حسابداری ابری چیست؟
حسابداری ابری چیست و چگونه این ترند به تحولی بزرگ در دنیای مالی تبدیل شده است؟ در دنیای امروز که فناوری با سرعتی خیره‌کننده پیشرفت می‌کند، Cloud accounting به عنوان تحولی بزرگ در حوزه مالی و مدیریت کسب‌وکارها ظهور کرده است. این سیستم نوین، با بهره‌گیری از فضای ابری (Cloud)، امکان دسترسی به داده‌های مالی را از هر نقطه‌ای در جهان و در هر زمان فراهم می‌کند. دیگر نیازی به نصب نرم‌افزارهای سنگین و پیچیده روی کامپیوترهای شخصی نیست؛ همه چیز در بستر اینترنت و با امنیت بالا مدیریت می‌شود.
حسابداری ابری نه تنها دقت و سرعت انجام عملیات مالی را افزایش می‌دهد، بلکه به طور چشمگیری به کاهش هزینه‌های نگهداری و به‌روزرسانی سیستم‌ها کمک می‌کند. در این مطلب از ابرآراز قصد داریم مفهوم Cloud accounting را به صورت کامل مورد بررسی قرار دهیم.
حسابداری ابری (Cloud accounting) چیست؟
به بیانی ساده، حسابداری ابری به معنای نگهداری و مدیریت دفاتر مالی کسب و کار به صورت آنلاین است. این شامل ثبت درآمدها و هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌ها می‌شود. اطلاعات با استفاده از رمزنگاری مشابه سیستم‌های بانکی محافظت می‌شوند، به طوری که فقط افراد دارای اطلاعات ورود می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند.
همانند سایر سیستم‌های مبتنی بر ابر، نرم‌افزار حسابداری ابری بر روی پلتفرم ارائه دهنده خدمات ابری اجرا می‌شود، نه بر روی کامپیوتر یا سرور محلی. کاربران از طریق اینترنت به ابزارهای مورد نیاز خود دسترسی پیدا می‌کنند، به این معنی که کارمندان یا حسابداران شخص ثالث برای درک وضعیت مالی کسب و کار نیازی به حضور در یک مکان خاص ندارند.
مزایا و ویژگی های حسابداری ابری
حسابداری ابری مزایای متعددی را برای کسب و کارها به همراه دارد که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
- اتوماسیون
اتوماسیون فرایندهای حسابداری، مانند ثبت تراکنش‌ها و تطبیق حساب‌ها، باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطای انسانی می‌شود. همچنین، امکان پرداخت خودکار به فروشندگان و ارسال فاکتور به مشتریان، کارایی را افزایش می‌دهد.
- دسترسی‌پذیری
دسترسی به اطلاعات مالی از هر مکان و هر زمان، انعطاف‌پذیری را برای کسب و کارها افزایش می‌دهد. کاربران می‌توانند از طریق دستگاه‌های مختلف، از جمله تلفن‌های همراه و تبلت‌ها، به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
- کاهش هزینه‌های سربار
عدم نیاز به خرید و نگهداری سخت‌افزار و نرم‌افزار، هزینه‌های سربار را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. همچنین، هزینه‌های مربوط به ارتقاء و نگهداری سیستم نیز حذف می‌شود.
- امنیت داده‌ها
ارائه‌دهندگان خدمات ابری از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته‌ای برای محافظت از داده‌ها استفاده می‌کنند. پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها و ذخیره‌سازی آن‌ها در مکان‌های متعدد، خطر از دست رفتن اطلاعات را کاهش می‌دهد.
همچنین برخی دیگر از این مزایا به صورت موارد زیر هستند:
- مقیاس‌پذیری: امکان افزایش یا کاهش منابع محاسباتی بر اساس نیاز کسب و کار
- افزایش همکاری: دسترسی مشترک به اطلاعات مالی، همکاری بین اعضای تیم
- پیاده‌سازی سریع‌تر: پیاده‌سازی آسانتر و سریع‌تر نرم‌افزارهای حسابداری ابری نسبت به نرم‌افزارهای سنتی
معایب و چالش های حسابداری ابری
چالش‌های حسابداری ابری چیست و آیا این روش معایب هم دارد؟ در حالی که این روش مزایای قابل توجهی دارد، مهم است که معایب و چالش‌های مرتبط با آن را نیز در نظر بگیریم. در اینجا به برخی از چالش‌های اصلی اشاره می‌کنیم:
- وابستگی به اینترنت
حسابداری ابری به اتصال اینترنت پایدار و پرسرعت نیاز دارد. قطعی یا کندی اینترنت می‌تواند دسترسی به اطلاعات مالی را مختل کند و کارایی را کاهش دهد.
- نگرانی‌های امنیتی
اگرچه ارائه‌دهندگان خدمات ابری اقدامات امنیتی گسترده‌ای را انجام می‌دهند؛ اما هنوز هم نگرانی‌هایی در مورد امنیت داده‌ها وجود دارد. احتمال نفوذ هکرها یا دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس وجود دارد.
- کنترل کمتر بر داده‌ها
با استفاده از Cloud accounting، کنترل مستقیم بر داده‌ها به ارائه‌دهنده خدمات منتقل می‌شود. این امر می‌تواند برای برخی از کسب و کارها، به ویژه آن‌هایی که با اطلاعات بسیار حساس سروکار دارند، نگران‌کننده باشد.
- هزینه‌های اشتراک
حسابداری ابری معمولاً بر اساس مدل اشتراک ارائه می‌شود. این امر به معنای پرداخت هزینه‌های ماهانه یا سالانه است که در بلندمدت می‌تواند هزینه‌بر باشد.
همچنین برخی از معایب دیگر می‌تواند به صورت موارد زیر باشد:
- مشکلات سازگاری
- وابستگی به ارائه‌دهنده خدمات
- نیاز به آموزش
برای درک بهتر این موضوع که مزایا و معایب حسابداری ابری چیست، به جدول زیر نگاهی بیندازید:
| ویژگی | مزایا | معایب |
| اتوماسیون | صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا، پرداخت خودکار | |
| دسترسی‌پذیری | دسترسی از هر مکان و زمان، انعطاف‌پذیری بالا | وابستگی به اینترنت پایدار |
| هزینه‌ها | کاهش هزینه‌های سربار، عدم نیاز به سخت‌افزار | هزینه‌های اشتراک ماهانه / سالانه |
| امنیت | پروتکل‌های امنیتی پیشرفته، پشتیبان‌گیری منظم | نگرانی‌های امنیتی، کنترل کمتر بر داده‌ها |
| مقیاس‌پذیری | افزایش / کاهش منابع براساس نیاز، انعطاف‌پذیری در رشد | |
| همکاری | دسترسی مشترک، تسهیل کار تیمی | |
| پیاده‌سازی | سریع و آسان، کاهش زمان راه‌اندازی | مشکلات سازگاری با سیستم‌های قدیمی |
| کنترل داده‌ها | کنترل کمتر بر داده‌ها، وابستگی به ارائه‌دهنده |
کاربردهای حسابداری ابری چیست؟
حال که با مفهوم حسابداری ابری چیست آشنا شدیم و مزایا و معایب آن را شناختیم، نوبت به بررسی کاربردهای آن است. چهار کاربرد کلیدی حسابداری ابری عبارتند از:
- دسترسی و مدیریت آنلاین داده‌های مالی
نرم‌افزار حسابداری ابری به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا به داده‌های مالی خود به صورت آنلاین، در هر زمان و هر مکان، دسترسی داشته باشند و آن‌ها را مدیریت کنند. این امر آزادی عمل بیشتری به کاربران می‌دهد و نیاز به حضور فیزیکی در محل کار را برای دسترسی به نرم‌افزار حسابداری از بین میبرد. کاربران می‌توانند از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت، اعم از لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن هوشمند، وارد حساب کاربری خود شوند.
- گزارش‌دهی و تحلیل مالی بلادرنگ
حسابداری ابری گزارش‌دهی و تحلیل مالی بلادرنگ را فراهم می‌کند و به کسب‌وکارها دیدگاهی به‌روز از وضعیت مالی‌شان ارائه می‌دهد. این بدان معناست که کاربران می‌توانند در هر لحظه، بدون نیاز به منتظر ماندن برای به‌روزرسانی‌ها یا گزارش‌های دستی، از وضعیت مالی کسب‌وکار خود مطلع شوند.
- اقدامات امنیتی پیشرفته
حسابداری ابری اقدامات امنیتی پیشرفته‌ای را برای محافظت از داده‌های مالی ارائه می‌دهد. با رمزگذاری داخلی و دسترسی امن، کاربران می‌توانند اطمینان داشته باشند که اطلاعات مالی حساس‌شان ایمن و محفوظ است. Cloud accounting همچنین پشتیبان‌گیری از داده‌ها و بازیابی اطلاعات در مواقع اضطراری را فراهم می‌کند و از داده‌ها در برابر بلایای طبیعی یا خرابی شبکه محافظت می‌کند.
- ذخیره‌سازی و پردازش داده‌ها در یک مکان مرکزی و امن
حسابداری ابری به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا اطلاعات مالی خود را در یک مکان امن و متمرکز ذخیره و تحلیل کنند که از طریق هر دستگاه متصل به اینترنت قابل دسترسی است. این امر نیاز به نصب و نگهداری نرم‌افزار حسابداری بر روی رایانه‌ها یا سرورهای شخصی را از بین میبرد. Cloud accounting انعطاف‌پذیری لازم برای دسترسی به داده‌های مالی را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند و در عین حال امنیت و یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌کند.
تفاوت حسابداری ابری با حسابداری سنتی
ممکن است این سوال که تفاوت حسابداری سنتی با حسابداری ابری چیست برای شما هم مطرح شود. تفاوت اصلی بین این دو روش در محل نصب و مدیریت نرم‌افزار، نحوه دسترسی به داده‌ها، هزینه‌ها، امنیت و به‌روزرسانی‌ها است.
حسابداری ابری نرم‌افزار را بر روی سرورهای ابری ارائه‌دهنده خدمات نصب می‌کند و از طریق اینترنت قابل دسترسی است، در حالی که حسابداری سنتی نرم‌افزار را بر روی سرورهای داخلی شرکت نصب می‌کند. این تفاوت منجر به تغییرات اساسی در هزینه‌ها، امنیت، دسترسی و مدیریت می‌شود.
حسابداری سنتی چیست؟
حسابداری سنتی، نرم‌افزاری را بر روی سرورهای داخلی شرکت یا هارد درایوهای کامپیوترهای تیم حسابداری نصب می‌کند. دسترسی به این نرم‌افزار معمولاً محدود به افرادی است که به شبکه داخلی شرکت دسترسی دارند. اطلاعات به صورت محلی ذخیره می‌شود و مسئولیت پشتیبان‌گیری و امنیت داده‌ها بر عهده خود شرکت است. به‌روزرسانی نرم‌افزار نیز توسط تیم فناوری اطلاعات شرکت انجام می‌شود و می‌تواند هزینه‌بر و زمان‌بر باشد.
جدول زیر تفاوت کامل این دو روش را نشان داده است:
| ویژگی | حسابداری ابری | حسابداری سنتی |
| محل نصب نرم‌افزار | مراکز داده ابری ارائه‌دهنده خدمات | سرورهای داخلی شرکت |
| مدل پرداخت | مدل به عنوان سرویس (پرداخت ماهانه یا سالانه) | پرداخت برای سخت‌افزار، نرم‌افزار، فضای مرکز داده و تخصص مدیریت سیستم |
| پشتیبان‌گیری و امنیت داده‌ها | مسئولیت مشترک بین ارائه‌دهنده خدمات و کاربر | مسئولیت کامل بر عهده شرکت |
| به‌روزرسانی و نگهداری نرم‌افزار | توسط ارائه‌دهنده خدمات | توسط تیم فناوری اطلاعات شرکت |
| افزودن کاربران جدید | مقیاس‌پذیری، پرداخت بر اساس مصرف، افزودن سریع کاربران | نیاز به خرید سخت‌افزار و مجوزهای جدید |
| دسترسی | دسترسی از طریق اینترنت از هر مکان | دسترسی محدود به شبکه داخلی شرکت |
اصطلاحات رایج در نرم افزار حسابداری ابری
اصطلاحات رایج در نرم‌افزار حسابداری به صورت موارد زیر هستند:
| اصطلاح | تعریف |
| حسابداری ابری (Cloud Accounting) | نرم‌افزاری که اطلاعات مالی را در سرورهای راه دور ذخیره و مدیریت می‌کند و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. |
| نرم‌افزار به عنوان سرویس (SaaS) | مدلی که در آن نرم‌افزار از طریق اینترنت و به صورت اشتراکی ارائه می‌شود. |
| دفتر کل (General Ledger) | سوابق مالی اصلی یک شرکت که شامل تمام حساب‌ها و تراکنش‌ها است. |
| حساب‌های دریافتنی (Accounts Receivable) | پولی که مشتریان به یک شرکت بدهکار هستند. |
| حساب‌های پرداختنی (Accounts Payable) | پولی که یک شرکت به فروشندگان یا تامین‌کنندگان بدهکار است. |
| تطبیق حساب (Reconciliation) | فرآیند مقایسه سوابق مالی داخلی با صورت‌حساب‌های خارجی برای اطمینان از صحت آن‌ها |
| صورت‌حساب (Invoice) | سندی که جزئیات فروش کالا یا خدمات را به مشتری ارائه می‌دهد. |
| گزارش‌های مالی (Financial Reports) | اسنادی که وضعیت مالی یک شرکت را نشان می‌دهند، مانند صورت سود و زیان و ترازنامه. |
| پشتیبان‌گیری از داده‌ها (Data Backup) | فرآیند کپی کردن داده‌ها برای محافظت از آن‌ها در برابر از دست رفتن. |
| امنیت داده‌ها (Data Security) | اقدامات انجام شده برای محافظت از داده‌ها در برابر دسترسی غیرمجاز یا از دست رفتن |
| مقیاس‌پذیری (Scalability) | توانایی یک سیستم برای افزایش یا کاهش منابع خود بر اساس نیازهای کسب و کار. |
| داشبورد (Dashboard) | نمایش بصری اطلاعات مالی که به کاربران امکان می‌دهد عملکرد کسب و کار را به سرعت رصد کنند. |
| API (رابط برنامه‌نویسی کاربردی) | مجموعه‌ای از قوانین و مشخصات که به نرم‌افزارهای مختلف اجازه می‌دهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. |
| رمزگذاری (Encryption) | فرآیند تبدیل داده‌ها به یک کد غیرقابل خواندن برای محافظت از آن‌ها در برابر دسترسی غیرمجاز |
چه کسب و کارهایی به حسابداری ابری نیاز دارند؟
کسب‌وکارهای زیر می‌توانند از حسابداری ابری بهره‌مند شوند:
- استارتاپ‌ها
صرفه‌جویی در زمان از طریق اتوماسیون وظایف تکراری
مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری در پیگیری هزینه‌ها و ادغام سیستم‌های مختلف
دسترسی بلادرنگ به جریان نقدی برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه
- کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMBs)
تجمیع سیستم‌های مختلف در یک پلتفرم واحد
امکان کار از راه دور برای صاحبان و کارکنان
ساده‌سازی فرآیند مالیات با ابزارهای داخلی
- فریلنسرها و صاحبان مشاغل انفرادی
کاهش هزینه‌ها با برنامه‌های سفارشی‌شده
سهولت مدیریت امور مالی بدون نیاز به تخصص حسابداری
آماده‌سازی آسان برای مالیات با ردیابی خودکار هزینه‌ها
- شرکت‌های درحال رشد
قابلیت‌های انعطاف‌پذیر برای مدیریت عملیات‌های جهانی
همکاری تیمی امن و کارآمد
ادغام آسان با سیستم‌های ERP و CRM
- سازمان‌های غیرانتفاعی
ردیابی دقیق کمک‌های مالی و مدیریت بودجه‌های محدود
ایجاد گزارش‌های سفارشی برای شفافیت مالی
تسهیل همکاری با اعضای هیئت‌مدیره و نویسندگان کمک‌های مالی
- کسب‌وکارهای دارای تیم‌های دورکار یا پراکنده
دسترسی به اطلاعات مالی از هر مکان
مدیریت دسترسی‌های مبتنی بر نقش برای حفظ امنیت
همکاری آسان و بلادرنگ بین حسابداران و کارکنان
نرم افزار حسابداری ابری چیست؟
نرم‌افزار حسابداری ابری، برنامه‌ای است که اطلاعات مالی شما را به جای ذخیره روی کامپیوتر شخصی یا سرور شرکت، در فضای آنلاین و روی سرورهای امن اینترنتی ذخیره می‌کند. این کار به شما امکان می‌دهد تا از هر کجا و با هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به اطلاعات حسابداری خود دسترسی داشته باشید. همچنین، به‌روزرسانی‌ها و پشتیبان‌گیری از اطلاعات به طور خودکار توسط ارائه‌دهنده نرم‌افزار انجام می‌شود، که امنیت و دسترسی آسانتر را فراهم می‌کند.
نرم افزار حسابداری ابری چگونه کار می کند؟
نرم‌افزار حسابداری ابری با استفاده از فناوری ابری، داده‌های مالی را ذخیره و پردازش می‌کند. کسب‌وکارها از طریق مرورگر وب یا اپلیکیشن موبایل به این نرم‌افزار دسترسی پیدا کرده و از هر دستگاه متصل به اینترنت، اطلاعات مالی خود را مدیریت می‌کنند. این نرم‌افزار امکان انجام وظایف مختلف حسابداری مانند صدور فاکتور، ردیابی هزینه‌ها، مدیریت تراکنش‌های بانکی و تهیه گزارش‌های مالی را فراهم می‌سازد و تمامی این داده‌ها به صورت امن بر روی سرورهای راه دور ذخیره می‌شوند. دسترسی آسان و سهولت استفاده، از مزایای اصلی این نرم افزار است.
راهکار ابرآراز
سرورهای ابری ابر آراز، زیرساختی قدرتمند و انعطاف‌پذیر برای پشتیبانی از نیازهای دیجیتال کسب‌وکار شما هستند. با استفاده از این سرورها، می‌توانید از مزایای مقیاس‌پذیری، دسترسی بالا و پرداخت به میزان مصرف بهره‌مند شوید. این سرورها برای انواع کسب‌وکارها، از استارت‌آپ‌ها تا شرکت‌های بزرگ، مناسب هستند و امکان مدیریت آسان منابع را فراهم می‌کنند.
همین حالا به جمع بیش از 1920 کسب‌وکاری بپیوندید که با سرورهای ابری ابرآراز، زیرساخت دیجیتال خود را متحول کرده‌اند. با قابلیت مقیاس‌پذیری بی‌نظیر، دسترسی بالا و پرداخت به میزان مصرف، ابرآراز به شما امکان می‌دهد تا بدون نگرانی از هزینه‌های اضافی، بر رشد کسب‌وکار خود تمرکز کنید.
خرید سرور ابری
جمع‌بندی: حسابداری ابری چیست؟
حسابداری ابری با ارائه دسترسی آسان، امنیت بالا و اتوماسیون فرایندها، انقلابی در مدیریت مالی کسب‌وکارها ایجاد کرده است. این فناوری نوین، امکان مدیریت امور مالی را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با دقت و سرعت بیشتری به اهداف مالی خود دست یابند. انتخاب نرم‌افزار حسابداری ابری مناسب، گامی مهم در جهت بهبود کارایی و بهره‌وری کسب‌وکار شما خواهد بود. مهم‌ترین مزایای Cloud accounting به صورت موارد زیر هستند:
- دسترسی بلادرنگ به اطلاعات مالی از هر مکان و هر زمان
- کاهش هزینه‌های زیرساختی و نگهداری
- امنیت بالای اطلاعات با استفاده از فناوری‌های رمزنگاری پیشرفته
- اتوماسیون فرایندهای حسابداری و کاهش خطاهای انسانی
سوالات متداول
- آیا حسابداری ابری برای کسب‌وکار من مناسب است؟
بله، حسابداری ابری برای انواع کسب‌وکارها با اندازه‌های مختلف مناسب است.
- آیا اطلاعات مالی من در Cloud accounting امن است؟
بله، ارائه‌دهندگان خدمات ابری از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته برای محافظت از اطلاعات شما استفاده می‌کنند.
- آیا می‌توانم نرم‌افزار حسابداری ابری را با سایر سیستم‌های کسب‌وکار خود ادغام کنم؟
بله، بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری ابری امکان ادغام با سایر سیستم‌ها مانند CRM و ERP را فراهم می‌کنند.
